نکات برتر درباره آداب ایمیل امروز & # 039؛

توسط irmusic4, ژوئن 19, 2021


نکات برتر درباره آداب ایمیل امروز & # 039؛
استفاده از ایمیل یک واقعیت روزمره از زندگی است و یک رسانه مهم برای ارتباطات تجاری امروز است. روشی که کسب و کارها از طریق ارتباطات الکترونیکی اداره می کنند می تواند باعث بهبود یا کاهش تصویر تجاری آنها شود و حتی روابط تجاری آنها با مشتریان و چشم اندازهای جدید را مختل کند. در حقیقت ، ایمیل از چنان اهمیتی برخوردار است که برخی از مشاغل صرفاً به این رسانه برای برقراری ارتباط معمول با مشتریان و چشم انداز متکی هستند. برای اطمینان از اینکه وقتی صحبت از نامه نگاری ایمیل خودتان را می گذرانید ، قدم خود را جلو می گذارید ، به دنبال نکات مربوط به آداب ایمیل ما باشید تا اثربخشی یادداشت ایمیل خود را بهبود ببخشید.
از یک سلام مناسب استفاده کنید
نامه های نوشته شده همیشه با عنوان “عزیزان فلان” شروع می شوند ، اما با ایمیل ، سلام معمولی “سلام جان” ، “سلام نانسی” ، فقط نام گیرنده و یک ویرگول است ، یک زمان خوشامدگویی مانند “خوب” صبح الکس “، و حتی گاهی اوقات” عزیز فلانی “. بعضی از افراد حتی به ایمیل خود سلامی اضافه نمی کنند و فقط به درون پیام می پرند. (این عدم سلام باید مختص موقعیت هایی باشد که شما شخص را به خوبی بشناسید و در مدت زمان کوتاهی درگیر تبادل ایمیل سریع باشید).
اگر مطمئن نیستید که از چه چیزی به عنوان سلام آغازین خود استفاده کنید ، یا اگر گیرنده شما در خارج از کشور است ، بهتر است به حالت آماده به کار قدیمی “عزیز فلان” یا “سلام آقای اسمیت” بروید. اما تقریباً در هر مورد دیگر ، اشکالی ندارد که یادداشت ایمیل خود را با سلام یا سلام و نام گیرنده شروع کنید. در واقع ، برخی از افراد حتی این مسئله سلام / سلام را حتی بیشتر از بین می برند و اگر اگر شخصاً گیرنده را نمی شناسند از سلام و سلام به عنوان سلام استفاده می كنند. چه شما یک شخص سلام یا سلام یا صبح بخیر / صبح بخیر هستید ، بدانید که یک قانون سخت و سریع برای یک سلام صحیح در ایمیل وجود ندارد همانطور که در نامه نگاری های منظم نامه وجود دارد.
مدت مکاتبه خود را کنترل کنید
آیا تا به حال یادداشت الکترونیکی عظیمی را پر از جزئیات دریافت کرده اید که به نظر می رسد ادامه دارد و ادامه دارد؟ اگرچه مطمئناً مکانی برای ایمیل های دقیق وجود دارد و به طور خاص اگر شما نیاز به تأیید برنامه ای داشته باشید تا سابقه کتبی یا الکترونیکی داشته باشید ، اما محتوای بیش از حد ممکن است توجه خواننده شما را از دست بدهد. اگر طولانی باشد ، ممکن است پیام را اسکن کنند یا حتی آن را نخوانند. به سادگی ممکن است بهتر باشد که یک یادداشت ایمیل بسیار طولانی را به چندین یادداشت کوچکتر تقسیم کنید. در برخی موارد ، ممکن است بهتر باشد تلفن را برداشته و برخی از این جزئیات را میخکوب کرده و سپس موارد مورد توافق در مکالمه تلفنی را فقط در یک لیست فشرده تأیید کنید.
هنگام ارسال ایمیل طولانی گیرنده خود را در ذهن داشته باشید. ماهیت برخی از همکاران و مشتریان کلامی تر است و برخی دیگر جزئیات مکتوب را می خواهند. وقتی می توانید با ایمیل های خود مخاطبان خود را تهیه کنید. اگر یک ایمیل بیش از دو پاراگراف باشد ، یک مشتری دارم ، او هرگز آن را نخواند و بنابراین من از تجربه می دانم که برای بحث در مورد اطلاعات مهمی که معمولاً در یک یادداشت طولانی ایمیل قرار می گیرد ، بهتر است از طریق تلفن انجام شود نه از طریق ایمیل با او. بهترین قانون برای دنبال کردن با ایمیل این است که یادداشت های خود را کوتاه و شیرین نگه دارید و در صورت امکان از گلوله اینجا ها و لیست ها استفاده کنید. پاراگراف ها را کوچک نگه دارید و مطمئن شوید که در یادداشت خود فضای سفید در بالا و پایین یک فکر یا درخواست جدید دارید.
پیوست های ایمیل خود را کنترل کنید
مهربان باشید ، فایلهای عظیم را از طریق ایمیل ارسال نکنید یا یک فایل zip ارسال نکنید بدون اینکه گیرنده از قبل بداند. از فایلهای زیپ گاهی اوقات می توان برای ارسال ویروس استفاده کرد ، بنابراین اگر فرد دیگری را ارسال می کنید به گیرنده خود اطلاع دهید تا از باز کردن آن نترسد. اگر عکس می فرستید ، آنها را در اندازه پرونده کوچک کوچک کنید و آنها را مستقیماً از دوربین دیجیتال خود در اندازه ای مانند 2000 پیکسل عرض و 1200 پیکسل بلند ارسال نکنید. اگر پرونده هایی که ارسال می کنید بسیار بزرگ هستند و هر ارائه دهنده خدمات اینترنت اندازه متفاوتی دارد که فیلتر آنها را فعال می کند ، ریخته می شود. حتی ممکن است هرگز به مطالب مرتبط شما اطلاع داده نشود که گیرنده شما پرونده های شما را دریافت نکرده است و ممکن است هرگز بداند که شما برای ارسال آنها تلاش کرده اید. سعی کنید پیوست های خود را زیر 5 مگابایت نگه دارید زیرا این محدودیتی است که بسیاری از ارائه دهندگان خدمات اینترنت به عنوان معیار خود برای راه اندازی فیلترهای خود استفاده می کنند.
من توصیه می کنم قبل از ارسال از طریق ایمیل ، همه پرونده های Word و Excel را به PDF تبدیل کنید. در صورت بروز آلودگی ، نه تنها ویروس ماکرو را گسترش نمی دهید ، بلکه سند شما برای خواندن و استفاده آنلاین از وب به صورت متنوع تر است. اگر قصد ارسال سند Word را دارید ، پیش از این به گیرنده خود اطلاع دهید. برخی از افراد پیوست را باز نمی کنند مگر اینکه بدانند از قبل در حال ارسال است یا اینکه فرستنده را نشناسند. با وجود تعداد ویروسی که از طریق فیلم ، PDF ، اسناد Word و حتی پیوندها به راحتی منتشر می شود ، بهتر است ارسال پیوست فقط به افرادی که می شناسید یا به کسانی که از شما منتظر هستند محدود شود.
با رسیدهای برگشتی و برچسب گذاری در اولویت بالا ادب کنید
رسیدهای برگشتی و برچسب گذاری با اولویت بالا را خردمندانه استفاده کنید. فقط در صورت نیاز به رسید برگشت درخواست کنید. گیرنده خود را با داشتن جعبه های نقره ای برای درخواست ارسال هر نامه نامه ای که برای او ارسال می کنید ، تشدید نکنید. اگر رسید برگشتی برای نامه الکترونیکی دریافت نکردید ، به خاطر داشته باشید که گیرنده شما ممکن است تنظیمات را روشن کرده باشد تا هرگز رسید برگشتی را در مشتری ایمیل خود ارسال نکند. اگر مطمئن نیستید که گیرنده یادداشت خود را دریافت کرده است ، تلفن را بردارید تا با یادداشت جداگانه دیگری س askال کند یا تأیید کنید. به همان اندازه ، برچسب گذاری با اولویت بالا را فقط برای آن رزرو کنید. مواردی که نیاز به توجه فوری دارند ، نه هر یادداشت ایمیل.
املا ، قالب بندی و ارسال به دیگران را بررسی کنید
به نظر ساده می رسد ، اما برخی از افراد قبل از ارسال ایمیل های خود ، هجی نمی کنند. مطمئن شوید که غلط گیر اتوماتیک را در سرویس گیرنده ایمیل خود فعال کرده اید. در Outlook ، می توانید با رفتن به Tools ، سپس Options و سپس زبانه Spelling ، بررسی خودکار هجی را روشن کنید. برای اطمینان از املای صحیح ایمیل های خود قبل از بیرون رفتن ، یک چک در مقابل “غلط املایی قبل از ارسال” قرار دهید.
اطمینان حاصل کنید که از همه سرمایه های ایمیل خود استفاده نمی کنید. همه پایتخت ها در دنیای ایمیل فریاد کشیدن محسوب می شوند و در مکاتبات شما مناسب نیستند. اگر می خواهید به عبارتی یا اطلاعاتی جلب کنید ، سعی کنید آن را بولد کنید ، نه اینکه آن را بزرگ بنویسید.
مودب باشید و ایمیل شخص را بدون تأیید به طرف دیگر ارسال نکنید. حتی برخی از افراد یادداشتی در مورد ارسال ایمیل های خود قرار می دهند و یا یک اخطار محرمانه بودن را در پایین ایمیل خود نصب می کنند. در صورت عدم ارسال ایمیل به سایر اشخاص در صورت عدم وجود لیست توزیع ، این فقط یک روش خوب است.
با توجه به اینکه ایمیل از واسطه هایی است که همه ما همه روزه برای تجارت از آن استفاده می کنیم ، وقت آن است که نگاهی دقیق به کارهای روزانه ایمیل خود بیندازیم تا ببینیم در کجا امکان پیشرفت دارید.

دیدگاه شما چیست؟

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *