توسط irmusic4, جولای 25, 2021


خدمات مدیریت اسناد و حفاظت از داده ها
خدمات مدیریت اسناد برای هر مشاغل
مدیریت مقادیر زیادی از اسناد می تواند ناامید کننده باشد. انسانهایی که کنترل مرتب سازی ، پر کردن و سازماندهی اطلاعات را کنترل می کنند ، دچار خطا می شوند – با این وجود احتمال اشتباه در این سیستم ها به طور قابل توجهی کمتر است. با این حال ، اجازه دادن به یک سرویس خارجی برای ارائه خدمات مدیریت اسناد برای مشاغل شما می تواند با اسکن تمام اطلاعات شما و قرار دادن آنها روی رابط رایانه ، باعث کاهش زمان و هزینه شود.
از آنجا که برخی از اهداف اصلی خدمات مدیریت اسناد ساده سازی اطلاعات برای بازیابی کارآمدتر و حفظ سیستم بایگانی سازمان یافته است ، انواع مختلفی از مشاغل می توانند از داشتن آنها بهره مند شوند. به عنوان مثال ، م institutionsسسات مالی معمولاً ملزم به اثبات گزارشات و آمارهای تغییریافته در بازه زمانی طولانی هستند. این کار با کمک خدمات مدیریت اسناد که می فهمند چگونه می توان مقادیر زیادی از داده ها را که بخش مالی روزانه هضم می کند ، به سهولت انجام داد ، محقق می شود. این کارایی منجر به بهره وری بهتر و بهبود عادت تجاری در ذخیره دقیق ، بایگانی و بازیابی اسناد مهم خواهد شد.
صنایع پزشکی همچنین از خدمات روزمره بسیار خوبی بهره مند می شوند. داشتن خدمات مدیریت اسناد می تواند مجموعه گسترده ای از اطلاعات را كه یك بیمار می تواند از نمودارهای تاریخچه تا اشعه ایكس در مطالب بیشتر اختیار داشته باشد تلفیق كرده و برای مشاوره ها و تشخیص های سریعتر و دقیق تر در دسترس باشد.
اساساً ، هر مشاغلی که مقادیر زیادی کاغذ را اداره می کند ، باید به دنبال خدمات مدیریت اسناد باشد. دفاتر استخدام یا حسابداری یا هر مشاغلی که از داده های زیادی استفاده می کند می توانند از ویژگی های دیجیتالی مدیریت اسناد بهره مند شوند. اسناد را می توان دیجیتالی کرد ، این امر دیگر نیازی به پر کردن کابینت ندارد و احتمال از دست دادن چیزها را کاهش می دهد. یکی از قوی ترین مزایای خدمات مدیریت اسناد این است که یک فرم ذخیره سازی امن را ارائه می دهد که فقط افراد مجاز به آن دسترسی دارند و قرار گرفتن اطلاعات حساس به افراد ناخواسته را محدود می کند.
آخرین و مهمترین دلیل کارکرد خدمات مدیریت اسناد برای هر شغلی این است که مجبور است. با تصویب قوانین اخیر که نحوه ذخیره و دستیابی به اطلاعات را حکم می کند ، مدیریت اسناد برای اطمینان از انطباق آنها با قانون ، اقدامی حیاتی تر برای کسب و کارها شده است ، به طوری که اطلاعات حساس مانند سابقه پزشکی کارمند آینده یا شماره تأمین اجتماعی به عنوان مثال برای منابع ناخواسته فاش نمی شود. خدمات مدیریت اسناد به کسب و کار شما کمک می کند تا سیستم کارآمدتری برای دسترسی به اطلاعات و جلوگیری از طرح دعوا در مورد نقض حریم خصوصی حفظ کند.
خدمات حفاظت از داده ها و پیامدهای حقوقی آنها
با طلوع عصر دیجیتال ، همه مواردی که در ابتدا با دست نوشته شده و روی کاغذ تولید می شدند ، برای دسترسی به رایانه دیجیتالی و قالب بندی شده اند و هستند. اکنون می توان از طریق پایگاه داده های رایانه ای که به جستجوی کلمات و تصاویر می پردازد ، به هر اطلاعات دلخواهی دسترسی پیدا کند و آنچه را که سالک به آن نیاز دارد ، پیدا کند. اما اگر یک نفر بتواند به انبوهی از اطلاعات دسترسی داشته باشد ، مطمئناً دیگران نیز می توانند ، و اینجاست که خدمات حفاظت از داده وارد می شوند.
خدمات حفاظت از داده ها در حال تبدیل شدن به یک اقدام پیشگیرانه ضروری برای کسب و کارها هستند. خدمات حفاظت از داده اسکن اسناد و تصاویر ، تهیه نسخه پشتیبان از پایگاه داده سیستم و دسترسی به اینجا امکانات کنترل شده آب و هوا را برای نسخه های چاپی ارائه می دهد. اما با این ذخیره سازی عظیم داده ها ، نیازی به راهی برای یافتن راهی برای محافظت از آنها در برابر منابع ناخواسته خارجی یا دستکاری توسط هرکسی وجود دارد. این مسئله به طور مداوم به مشکلی در مورد مشاغل کوچک و شرکت های بزرگ تبدیل شده است که دولت فدرال اقداماتی را علیه هکرها و کسانی که از دسترسی خود به اطلاعات حساس سو abuse استفاده می کنند آغاز کرده است.
برخی از قوانینی که برای حفاظت از داده ها در حال حاضر وجود دارد ، اصول عملکرد اطلاعات منصفانه کمیسیون تجارت فدرال است. اصول عملکرد اطلاعات منصفانه (FIP) در دهه 1990 برای محافظت از اطلاعات خصوصی جمع آوری شده توسط نهادهای مختلف وب به صورت آنلاین ایجاد شد. FIP همچنین هرگونه مجازاتی را که ممکن است در حفاظت از حریم خصوصی آنلاین لازم باشد ، پیش بینی کرده است. خدمات حفاظت از داده ها در ایالات متحده نیز باید هنگام ارائه خدمات خود به مشاغل داخل کشور از این اصول پیروی کنند.
قانون فعال دیگر در حفاظت از داده ها ، قانون حق حریم خصوصی مالی است. این یک قانون فدرال است که از جستجوی دولت در موسسات مالی جلوگیری می کند. اساساً ، اکنون دولت باید برای دسترسی به داده ها و سوابق مالی وی از مشتری اجازه بخواهد ، در حالی که پیش از این دادگاه عالی ایالات متحده حکم نکرده بود که سوابق مالی که توسط م institutionسسه مالی نگهداری می شود مال موسسه است نه مشتری. اکنون دولت هشدار می دهد که خواسته های جستجو و مشاغل می تواند کاهش یابد. سرویس های محافظت از داده تحت شرایطی ممکن است نتوانند مانع دسترسی دولت به اطلاعات مالی فرد شوند ، اما می تواند رسانه ای را فراهم کند که از سوابق آن در برابر سایر منابع ناخواسته محافظت شود.خدمات مدیریت اسناد و حفاظت از داده ها

 

دیدگاه شما چیست؟

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *